La Serre recrute un-e assistant-e polyvalent-e

INTITULE DU POSTE Assistant-e polyvalent-e

Descriptif de l’entreprise

La Serre, est l’un des 23 Pôle Territorial de Coopération Economique (PTCE) labélisés par les Ministères du Développement productif, du logement et de l’Economie Sociale et Solidaire. La Serre propose des espaces de co-working, de réunions, de formations, de production et d’événementiels pour des entreprises du territoire qu’elles soient du domaine de l’économie responsable ou de l’économie créative. Au sein de ces espaces, La Serre anime la communauté d’acteurs pour favoriser les collaborations, l’innovation et leur développement.

Installée sur une friche industrielle de près de 4000 m2 dans le quartier Patte d’Oie, La Serre est un espace ouvert propice à la créativité, à la mutualisation, l’entraide, la coopération au service de valeurs et de pratiques socialement responsables et innovantes pour porter une nouvelle idée de l’économie au service de tous.

Dans une équipe pluri-disciplinaire et créative de 4 salariées et co-fondatrices de la SCIC La Serre, vous serez en charge d’appuyer l’équipe de La Serre sur des tâches liées à la gestion quotidienne du lieu, à l’accueil des usagers et entreprises et à l’appui à la commercialisation des espaces.

Type de contrat

  • Emploi d’Avenir (vérifier votre éligibilité)
  • CDD d’un an renouvelable
  • Date de démarrage souhaitée : 1er mars 2015
  • Temps de travail : Plein temps
  • Rémunération : 9.61 €/ horaire Brut
  • Horaires : 35h à adapter hebdomadairement sur les horaires d’ouverture du lieu soit 8h30 – 19h
  • Lieu de travail : 27 bis allées Maurice Sarraut – 31300 TOULOUSE

Responsabilités

Appui à la gestion des locations d’espaces ( clients et fournisseurs) et la gestion générale du site ( accueil ) et assurer un service de qualité pour les locataires.

Appui à la gestion administrative et comptable (aide à la facturation et à la gestion client).

Appui au développement commercial du lieu et de la location des espaces.

Missions

Sous la direction de la responsable financière de La Serre vos missions seront :

Services généraux

  • Le suivi des stocks de bureau et des stocks fournitures pour l’espace détente/café et prise en main des commandes auprès des fournisseurs
  • Suivi du travail du prestataire de ménage, planification
  • Gestion technique des espaces : aménagement et mise en place des salles et du matériel à destination des usagers.
  • Aide quotidienne au maintien de l’état des lieux
  • Permanences à fixer pour l’ouverture ou la fermeture des lieux en alternance avec les autres salariés.

Assistance administrative et comptable

  • Appui sur la facturation et la gestion des créances
  • Classement des pièces administratives et assistanat sur la gestion des pièces administratives
  • Assistance à la préparation des Assemblées Générales (suivi de l’envoie des documents, suivi des documents à imprimer, à fournir…) et préparation des pièces administratives post AG.
  • Occasionnellement prise de note et rédaction de compte rendus lors de certaines réunions.
  • Reporting et mise à jour de base de données

Suivi des locataires et des usagers du lieu

  • Assistance et coordination de l’emménagement des locataires et des coworkers (accueil des usagers, visite des espaces, explication du fonctionnement, rappel des règles…)
  • Suivi des réservations des espaces pour alerte en cas de nécessité d’arbitrage via le site de réservation. Mise à jour des informations via ce site etc…
  • Participation et animation des visites et réunions d’information pour les résidents

Animation

  • Suivi du planning des animations du lieu et support à l’organisation logistique des événements mise en place de la signalétique et de la communication autour des événements sur le lieu
  • Appui à la communication sur les événements (affichage, envoi des invitations etc.)

Profil recherché

Compétences requises

  • Prise en main d’outils bureautiques (excel, word, wordpress, ) avec des temps de formation possibles
  • Gestion de stocks et de planning
  • Capacité à prendre en main des outils de comptabilité et de gestion (temps de formation prévu)
  • Compétences rédactionnelles (syntaxe, orthographe…)

Aptitudes

  • S’adapter pour travailler en collaboration avec différents interlocuteurs
  • Attrait pour le travail d’équipe
  • Être à l’aise en groupe et avoir le sens de l’accueil et de la relation
  • Prise d’initiative et autonomie dans l’organisation du travail
  • Rigueur, organisation, pragmatisme

    Maintenant c’est à vous … Alors si vous souhaitez rejoindre l’équipe de la Serre, envoyez-nous vos CV et Lettres de motivation à recrutement@la-serre.org avant le 23 février !

 

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